Fachnachrichten Steuerberater Simon & Partner Landsberg

Zertifizierung elektronischer Kassen

Wer ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse nutzt, ist verpflichtet, ab dem 1.1.2020 ein manipulationssicheres Aufzeichnungssystem zu verwenden. Dazu muss das elektronische Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Nach einem aktuellen BMF-Schreiben sind zwar die notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen, doch wird es nicht beanstandet, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme bis zum 30.9.2020 noch nicht über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen. Betroffene Unternehmer sollten sich dennoch umgehend mit ihrem Kassenhersteller in Verbindung setzen und klären ob und wann eine solche Schnittstelle verfügbar ist.

Eine Fristverlängerung gilt ebenfalls für die Mitteilung an das Finanzamt, dass Kassen mit derartigen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen eingesetzt werden. Diese Meldung war ursprünglich bis zum 31.1.2020 vorzunehmen, soll nunmehr allerdings erst erfolgen müssen, wenn ein elektronisches Meldeverfahren verfügbar ist. Der Zeitpunkt hierfür wird noch gesondert bekannt gegeben. Neben dem Namen, der Steuernummer, der Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie der Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems sind darüber hinaus die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme insgesamt, die Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems sowie das Datum seiner Anschaffung und das Datum seiner Außerbetriebnahme mitzuteilen.

Außerdem besteht für Unternehmer ab dem 1. Januar 2020 bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems eine Belegausgabepflicht. Auf diesem Beleg sind neben Name und Anschrift des Unternehmers, das Belegdatum, die Menge und Art der Gegenstände oder Leistung unter anderem auch eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie ein Prüfwert anzugeben. Der Beleg kann sowohl in Papierform oder elektronisch bereit gestellt werden. Eine Pflicht zur Annahme des Belegs durch den Kunden und zur Aufbewahrung besteht jedoch nicht.

Daneben ist eine Verfahrensdokumentation als Beschreibung des Soll-Prozesses der Kassenführung erforderlich. Die Finanzverwaltung versteht hierunter die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Verfahrens bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Informationen. Dazu gehört in jedem Falle auch die geordnete Ablage und Aufbewahrung der Bedienungsanleitung und des Einrichtungsprotokolls der eingesetzten Kassensysteme.

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