Steuerliche Aspekte des 49-€-Tickets
Mit dem neuen 49-€-Ticket (eigentlich „Deutschlandticket“) ist seit Mai 2023 eine uneingeschränkte, bundesweite Nutzung des gesamten öffentlichen Personennahverkehrs möglich (IC/ICE/EC nicht eingeschlossen). Unter bestimmten Umständen ist für Arbeitgeber der Zuschuss oder die komplette Übernahme der Kosten als steuer- und sozialversicherungsfreies Job-Ticket möglich. Zahlt der Arbeitgeber einen Mindestzuschuss von 25 % der Kosten auf den Ausgabepreis, so reduziert sich überdies der Ausgabepreis um 5 %.
Wichtig ist aber, dass ein Zuschuss oder die Übernahme der Gesamtkosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt. Nur dann kann das Ticket steuer- und sozialversicherungsfrei vom Arbeitgeber gewährt werden. Es darf also insbesondere keine Gehaltsumwandlung oder eine Verrechnung mit festgelegten Boni erfolgen.
Bei der steuer- und sozialversicherungsfreien Gewährung muss der Arbeitnehmer allerdings die Entfernungspauschale um den Vorteil aus dem Ticket kürzen. Alternativ kann der Arbeitgeber den Zuschuss oder die Kostenübernahme auch pauschal mit 25 % versteuern. Dem Arbeitnehmer bleibt so die Entfernungspauschale erhalten.
Hinweis: Die Entfernungspauschale beträgt in den Jahren 2023 und 2024 grundsätzlich 0,30 € pro Kilometer für den einfachen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (also nur Hinweg). Ab dem 21. Entfernungskilometer gilt eine erhöhte Pauschale von 0,38 € pro Kilometer – diese gilt noch bis einschließlich 2026.
Zumindest theoretisch ist es auch möglich, für eine steuerfreie Gewährung des 49-€-Tickets die monatliche 50-€-Freigrenze für Sachbezüge zu nutzen. Dies kann steuer- und sozialversicherungsfrei auch als Gehaltsumwandlung vorgenommen werden, eine Anrechnung auf die Entfernungspauschale findet nicht statt. Zu beachten ist allerdings, dass dann für weitere Sachzuwendungen an Arbeitnehmer nur noch 1 € pro Monat verbleibt. Das kann ein Risiko darstellen, denn wenn bislang nicht erkannte Sachzuwendungen in einer Betriebsprüfung aufgedeckt werden, wären diese dann ggf. komplett steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Zukunftsfinanzierungsgesetz: Mehr Begünstigung für Mitarbeiterbeteiligungen
Die Bundesregierung hat den Entwurf für ein Zukunftsfinanzierungsgesetz auf den Weg gebracht. Sein Ziel ist es, die steuerlichen Rahmenbedingungen für Kapitalbeteiligungen von Mitarbeitern am Unternehmen zu verbessern. Schon bisher gibt es nach § 3 Nr. 39 EStG einen steuerfreien Freibetrag von 1.440 € im Jahr für die verbilligte oder kostenlose Gewährung bestimmter Vermögensbeteiligungen.
Erhöhung des Freibetrags
Der erwähnte Freibetrag soll nun auf 5.000 € pro Jahr angehoben werden. Beträgt die Beteiligung im Jahr über 2.000 €, so besteht allerdings die Voraussetzung, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Jedoch sollen steuerfrei gewährte Vorteile aus der Gewährung von Vermögensbeteiligungen am Unternehmen nicht zu den Anschaffungskosten zählen, wenn diese innerhalb von drei Jahren nach Gewährung wieder veräußert werden. Ein Gewinn aus der Veräußerung wäre dann also ggf. höher, da weniger Anschaffungskosten steuermindernd gegengerechnet werden können. Übersteigt die Vermögensbeteiligung den Freibetrag, kann das Problem auftreten, dass sie sofort als steuer- und sozialabgabenpflichtig in der Lohnabrechnung zu behandeln ist, da ja ein geldwerter Vorteil gewährt wurde. Es müssen also Steuern und Abgaben gezahlt werden, ohne dass ein Zufluss von Geld erfolgt ist.
Ausweitung der Begünstigung
Bereits bisher kann die Sofortversteuerung unter bestimmten Umständen bis zur Veräußerung, Kündigung oder generell für bis zu zwölf Jahre aufgeschoben werden. Hierzu muss das Unternehmen bestimmte definierte Größenklassen als kleineres oder mittleres Unternehmen erfüllen und es darf nicht älter als zwölf Jahre sein. Jetzt ist geplant, die Voraussetzungen für den Aufschub zu erleichtern: Die Schwellenwerte sollen signifikant erhöht werden, so dass mehr Unternehmen grundsätzlich begünstigungsfähig werden können. Außerdem soll die Begünstigung auch zeitlich ausgeweitet werden, das Höchstalter des Unternehmens soll auf 20 Jahre angehoben werden. Und schließlich sollen künftig auch direkt vom Gesellschafter des Arbeitgebers gewährte Vermögensbeteiligungen erfasst sein, ebenso wie vergünstigte Überlassungen innerhalb eines Konzerns.
Hinweis: Die Regelungen sollen, wie schon bisher, auf Beteiligungen nach dem Fünften Vermögensbildungsgesetz anwendbar sein, also insbesondere auf Aktien des Arbeitgebers, Wandelschuldverschreibungen, Genussrechte, GmbH-Anteile oder Beteiligungen als stiller Gesellschafter.
Gefährliche Nichtvorlage des Berichts der Lohnsteueraußenprüfung
Fehler in der Lohnsteuer haben oft auch sozialversicherungsrechtliche Auswirkungen, insbesondere im Hinblick auf die Beiträge zu Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie Umlagen. Hier muss der Arbeitgeber tätig werden, wenn ihm Unstimmigkeiten zur Kenntnis gelangen, da es ansonsten zu einer strafbaren Handlung kommen kann. Das Landessozialgericht Baden-Württemberg hat in einem Fall entschieden, dass der Prüfbericht einer Lohnsteueraußenprüfung unverzüglich bei der Deutschen Rentenversicherung vorzulegen war. Wird das nicht gemacht, so liegt bedingter Vorsatz hinsichtlich einer Hinterziehung von Sozialversicherungsaufwendungen vor.
Das gilt insbesondere dann, wenn der Bericht der Lohnsteueraußenprüfung belastende Feststellungen enthält. Im Extremfall können Sozialversicherungsbeiträge noch bis zu 30 Jahre später im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung nachgefordert werden. Hinzu kommt, dass auch Säumniszuschläge anfallen können, die sich mit der Zeit regelrecht auftürmen.
Privathandy-Verkauf an Arbeitgeber: Steuergestaltung zulässig
Nach § 3 Nr. 45 EStG können insbesondere Telekommunikationsgeräte, aber auch sonstige IT vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer steuerfrei zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt auch für entsprechendes Zubehör wie z.B. Hüllen, Kabel oder Kopfhörer sowie Daten- und Gesprächsguthaben.
Mit einem 2023 vom Bundesfinanzhof (BFH) veröffentlichten Urteil wurde in einem Fall entschieden, in dem Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber ihre teuren Smartphones für einen Betrag weit unter Wert verkauft hatten. Der Arbeitgeber überließ die Geräte den Beschäftigten dann wieder steuerfrei unter Tragung aller Kosten für den Telefonanbieter zur privaten Nutzung. Das Finanzamt wollte den Verkauf nicht anerkennen und nahm steuerpflichtigen Arbeitslohn an. Die Kostentragung lediglich für einen Mobilfunkvertrag durch den Arbeitgeber fällt nämlich nicht unter die Steuerfreiheit, sondern es muss ein Gerät dazu überlassen werden. Der BFH sah in dem Verkauf unter Wert mit anschließender Überlassung jedoch kein Problem für die Kostenübernahme durch den Arbeitgeber. Somit handelt es sich um ein zulässiges steuerliches Gestaltungsmittel.
Klärung zu häuslichem Arbeitszimmer und Homeoffice-Pauschale
Ab 2023 wurden die Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer und zur Homeoffice-Pauschale neu gefasst. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat in einem Schreiben Stellung zu Details der Neuregelungen genommen.
Häusliches Arbeitszimmer
Grundsätzlich ist ein kompletter Kostenabzug für das häusliche Arbeitszimmer nur dann möglich, wenn dieses den Mittelpunkt der gesamtenberuflichen Tätigkeit bildet. Zur Vereinfachung wurde jedoch ab dem 01.01.2023 ein jährlicher Pauschalbetrag von 1.260 € eingeführt, der ohne weitere Nachweise steuermindernd bei den Werbungskosten oder Betriebsausgaben angesetzt werden kann. Erst wenn die tatsächlichen jährlichen Kosten für das häusliche Arbeitszimmer den Pauschalbetrag übersteigen, müssen die Aufwendungen im Detail nachgewiesen werden.
Der jährliche Pauschalbetrag gilt für jeden Arbeitnehmer genau einmal. Somit kann die Pauschale bei mehreren Tätigkeiten nicht mehrfachgeltend gemacht werden, sondern sie ist entsprechend aufzuteilen. Das BMF stellt außerdem klar, dass neben den üblichen Arbeitsmitteln auch Kosten für beruflich veranlasstes Telefonieren und Internet keine Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer darstellen. Diese Kosten sind somit nicht in die Pauschale von 1.260 € einzubeziehen, sondern können separat als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben angesetzt werden.
Das häusliche Arbeitszimmer muss auch weiterhin ein abgeschlossener Raum sein, der von seiner Einrichtung her praktisch ausschließlich zur beruflichen Nutzung bestimmt ist. Bloße Arbeitsecken können nur im Rahmen der Homeoffice-Pauschale berücksichtigt werden.
Homeoffice-Pauschale
Ab dem 01.01.2023 wurde die Homeoffice-Pauschale erweitert und großzügiger ausgestaltet. Nach den neuen Regelungen können nun pro Arbeitstag von zu Hause aus 6 € angesetzt werden, und zwar für höchstens 210 Tage im Jahr (maximal also 1.260 €). Bis zum Ablauf des 31.12.2022 konnte die Homeoffice-Pauschale mit einem Höchstbetrag von 600 € im Jahr (120 Tage zu je 5 €) angesetzt werden.
Auch hier wurde vom BMF klargestellt, dass Aufwendungen für Telefon und Internet separat angesetzt werden können und nicht mit der Pauschale abgegolten sind. Weiterhin stellt das BMF klar: Wenn bei einer doppelten Haushaltsführung bereits Kosten für die Wohnung am Beschäftigungsort geltend gemacht wurden, so kann für die dort im Homeoffice verbrachten Arbeitstage nicht noch einmal die Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden.
Ein Abzug der Pauschale ist für jeden Tag zulässig, an dem die betriebliche oder berufliche Tätigkeit überwiegend in der Wohnung ausgeübt wird. Zusätzlich zur Tagespauschale dürfen Fahrtkosten prinzipiell nicht abgezogen werden. Es gibt aber zwei Ausnahmen.
Fall 1: Übt der Arbeitnehmer zusätzlich zur Tätigkeit in der Wohnung auch noch eine Auswärtstätigkeit aus, kann er sowohl die Tagespauschaleals auch die Reisekosten absetzen. Die Tagespauschale wird aber nur dann gewährt, wenn die Tätigkeit an diesem Tag überwiegend in der Wohnung verrichtet wird, das heißt zu mehr als der Hälfte der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit.
Fall 2: Steht für die berufliche oderbetriebliche Tätigkeit dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung und wird die Tätigkeit in der Wohnung und an der ersten Tätigkeitsstätte oder auswärts ausgeübt, so können sowohl die Tagespauschale als auch die Fahrtkosten bzw. Reisekosten abgesetzt werden. In diesen Fällen ist es nicht erforderlich,dass die Tätigkeit überwiegend in der Wohnung ausgeübt wird. Dieser Fall betrifft beispielsweise Lehrer.
Doppelte Haushaltsführung: Umfang der Kostenbeteiligung
Für eine steuerlich anzuerkennende doppelte Haushaltsführung ist es notwendig, dass außerhalb des Lebensmittelpunkts (erster Haushalt) noch eine zweite Wohnung besteht (zweiter Haushalt), die signifikant näher am Arbeitsplatz liegt. Der zweite Haushalt muss also aus beruflicher Veranlassung begründet worden sein.
Gerade bei jungen ledigen Arbeitnehmern kommt es vor, dass diese ihren ersten Haushalt noch bei den Eltern unterhalten. Hier ist die doppelte Haushaltsführung nur dann anzuerkennen, wenn eine finanzielle Beteiligung am Leben in dem Mehrgenerationenhaushalt nachgewiesen werden kann. Das bedeutet: Ein sorgloses Leben im „Hotel Mama“ mit freier Kost und Logis reicht für die Anerkennung nicht aus.
Zum Kriterium der finanziellen Beteiligung hat der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil aus dem Jahr 2023 näher Stellung genommen. Hiernach reicht es auch nicht, wenn sich die finanzielle Beteiligung im „Bagatellbereich“ bewegt. Die Bagatellschwelle ist nach Auffassung der Finanzverwaltung erst überschritten, wenn die Barleistungen mehr als 10 % der monatlich regelmäßig anfallenden Kosten der Haushaltsführung ausmachen.
Der BFH hat einer solch starren Grenze aber eine Absage erteilt und außerdem klargestellt, dass die Beteiligung nicht unbedingt in festen monatlichen Beträgen gezahlt werden muss. Es sind auch rückwirkende Zahlungen oder einmalige bzw. außerplanmäßige finanzielle Beiträge möglich. Darüber hinaus hat der BFH entschieden, dass eine abgeschlossene Wohnung am Lebensmittelpunkt für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung nicht unbedingt erforderlich ist.
Wichtig ist jedenfalls die Beteiligung an den Kosten der Lebensführung. Ob ein Kostenabzug für die doppelte Haushaltsführung im Einzelfall möglich ist, sollte gerade bei Konstellationen des Wohnens im Elternhaus vom Steuerberater geprüft werden.
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Hinweis: Die Kosten der Lebensführung sind recht umfassend und beinhalten bei weitem nicht nur den Lebensmitteleinkauf. Dazu gehören z.B. auch die Kosten für Miete bzw. Kreditraten, Nebenkosten, Telefon und Internet, Instandhaltungen oder Kosten
Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen
Für Betriebsveranstaltungen kann lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich ein Freibetrag von 110 € pro Veranstaltung und Teilnehmer bei zwei Veranstaltungen im Jahr geltend gemacht werden. Nur über dem Freibetrag liegende Aufwendungen des Arbeitgebers unterliegen der Lohnsteuer und der Sozialversicherung. Überdies gibt es günstige Pauschalierungsmöglichkeiten. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber aus den Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung auch einen Vorsteuerabzug geltend machen. Das gilt zumindest dann, wenn die Veranstaltung aus überwiegend betrieblichem Interesse abgehalten wird. Dies ist etwa der Fall bei verpflichtenden Arbeitsveranstaltungen, bei welchen auch eine Bewirtung stattfindet, nicht hingegen bei Betriebsausflügen und Weihnachtsfeiern.
In einem vom Bundesfinanzhof (BFH) im Jahr 2023 entschiedenen Fall ging es um ein Gruppenkochevent im Rahmen einer Weihnachtsfeier. Für diese Aufwendungen sah der BFH grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug als möglich an, da sie für den privaten Bereich der Mitarbeiter getätigt worden seien. Nur wenn die Aufwendungen für den Privatbereich der Mitarbeiter eine Freigrenze von 110 € pro Veranstaltung nicht übersteigen, sieht der BFH einen Vorsteuerabzug für die Kosten als möglich an, da es sich dann lediglich um eine Aufmerksamkeit handele.
Hinweis: Bei Betriebsveranstaltungen gelten also hinsichtlich Einkommensteuer und Umsatzsteuer unterschiedliche Regelungen. Bei der Einkommensteuer ist es ein Freibetrag von 110 €. Bis zu diesem Betrag sind die Zuwendungen an die Arbeitnehmer kein geldwerter Vorteil. Bei der Umsatzsteuer gilt zur Erhaltung des Vorsteuerabzugs aus den Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung eine Freigrenze. Wird diese überschritten, fällt der Vorsteuerabzug für die Aufwendungen im Gesamten weg.
Inflationsausgleichsprämie auch 2024 noch möglich!
Die Regelungen zur sog. Inflationsausgleichsprämie wurden bereits Ende des Jahres 2022 beschlossen: Unternehmen, die ihren Arbeitnehmern zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn eine Prämie oder einen Bonus zahlen, können dies im Zeitraum vom 26.10.2022 bis zum 31.12.2024 bei einem Betrag bis zu 3.000 € steuer- und sozialversicherungsfrei durchführen. Es sind in diesem Zeitraum auch mehrere Zahlungen möglich, wenn diese insgesamt den Betrag von 3.000 € nicht überschreiten.
Hinweis: Zahlungen an Mitarbeiter, die bereits vertraglich vereinbart wurden (z.B. Tantiemen), können nicht in eine steuerfreie Prämie umgewidmet werden.